Agent d'Accueil - Secrétariat Polyvalence Espace Culturel Conservatoire - Villeneuve·le-Roi H/F - Communes

FINALITÉ DU POSTEAider à la gestion administrative de l'espace culturel et du conservatoire, garantir son accueil et l'information des usagersMISSIONS ET ACTIVITÉSAccueil des usagers- Assurer l'accueil téléphonique- Accueillir physiquement, renseigner et orienter les usagers sur place ou par téléphone- Gestion du standard : réception des appels, filtrage, prise de message, transmission- Accompagner les usagers dans les démarches administratives initiales- Assurer les relations avec les autres services de la mairie- Participer à l'information au sein du conservatoire en étant un lien complémentaire entre les élèves,l'administration, la direction et les professeurs- Participer à des réunions transversales internes ou externesTâches particulières du service- Assurer un soutien dans l'organisation matérielle (préparation, régie technique) des cours et des concerts duconservatoire, et accueillir le public lors des manifestations- Suivi du parc instrumental (prêts d'instruments, état des instruments)- Savoir se référer au règlement pédagogique et au règlement intérieur de l'établissement- Suivi des présences des élèves et des professeurs- Assurer la reprographie légale des partitions- Être suppléant de la régie recette de la billetterie et de la régie location de salleParticularités du service- Ecrire les différents courriers en direction des usagers (convocations, avis d'absence, envoi des résultats desexamens aux parents, notes aux professeurs...) et les rapports des réunions de service- Etablir les quotients familiaux, participer à l'établissement des facturations- Réaliser les inscriptions des élèves tout au long de l'année- Participer à l'organisation des réunions internes du conservatoire- Tenir et mettre à jour les registres (élèves, professeurs, locaux), les fichiers (prêts d'instruments, listes d'attente,discothèque, bibliothèque pédagogique) et les plannings- Réceptionner, enregistrer, trier le courrierConsultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o094260702000965-agent-accueil-secretariat-polyvalence-espace-culturel-conservatoire?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

COMPÉTENCES REQUISESConnaissances théoriques- Bonnes connaissances de la collectivité et de ses circuits administratifs- Gestion des régiesCompétences techniques ou méthodologiques- Maîtrise des techniques de secrétariat- Maitrise de l'outil informatique et des logiciels métierAptitudes et comportements relationnels requis pour le poste- Très bonne maîtrise du français à l'écrit comme à l'oral- Polyvalence, réactivité, esprit d'initiative, rigueur, esprit d'adaptation- Sens du contact notamment auprès des publics mineurCONDITIONS D'EXERCICEHoraires :Lundi non travailléMardi, mercredi et vendredi : 9h-12h30 et 13h30-21hJeudi 14h-21h (un jeudi matin travaillé par mois)- 6 semaines de congés l'été et tous les petites vacances scolaires- Disponibilité très ponctuelle le week-end et jours fériés

• Sens du relationnel
• Accueil de la clientèle
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Français
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Capacité d’adaptation